Een voorziening groot onderhoud is een bedrag dat een organisatie op de balans opbouwt om groot onderhoud aan haar gebouwen te betalen, zodat de kosten niet in één jaar op de resultatenrekening drukken. Voor die voorziening is een onderbouwing nodig van welk onderhoud wanneer nodig is en wat het kost. Dat is precies wat een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) laat zien. Hoe u groot onderhoud in de jaarrekening verwerkt, stemt u af met uw accountant; de planning en de bedragen per jaar komen uit het MJOP.
Voor wie is dit van belang?
- Schoolbesturen. In het primair onderwijs zijn schoolbesturen sinds 1 januari 2015 naast het binnenonderhoud ook zelf verantwoordelijk voor het buitenonderhoud; de gemeente gaat alleen nog over nieuwbouw en uitbreiding.
- Zorginstellingen, stichtingen en verenigingen met eigen gebouwen, zoals clubgebouwen, sportaccommodaties en buurthuizen.
- Bedrijven die hun eigen pand bezitten en onderhoudskosten gelijkmatig willen verdelen.
In vier stappen van gebouw naar voorziening
- 1Conditiemeting. Elk bouwdeel en elke installatie krijgt een conditiescore volgens NEN 2767. Zo is vastgelegd in welke staat het gebouw is.
- 2Planning en bedragen. Per onderdeel staat in het MJOP welk onderhoud wanneer nodig is en wat het kost, bijvoorbeeld voor de komende 10 tot 30 jaar.
- 3Dotatie bepalen. Uit de bedragen per jaar volgt welke jaarlijkse dotatie nodig is om de voorziening nooit negatief te laten worden.
- 4Jaarlijks bijwerken. Uitgevoerd werk, nieuwe prijzen en verschoven gebreken verwerken, zodat de voorziening blijft aansluiten op de werkelijkheid.
Rekenvoorbeeld (fictief): een basisschool met een voorziening van 40.000 euro. Het MJOP laat voor de komende tien jaar 260.000 euro aan groot onderhoud zien, met een dakvervanging van 70.000 euro in jaar 4 en schilderwerk van 22.000 euro in jaar 2 en jaar 8. Gemiddeld is dat 26.000 euro per jaar. Omdat het dak al in jaar 4 komt, rekent het MJOP uit of die gemiddelde dotatie op tijd genoeg opbouwt, of dat een hogere dotatie in de eerste jaren nodig is.
Waar een accountant naar kijkt
De eisen verschillen per accountant en per sector, maar in de praktijk komen dezelfde vragen terug:
- Is het plan actueel? Een plan van vijf jaar oud met de prijzen van toen is een zwakke onderbouwing.
- Is het volledig? Staan de installaties erin, en de onderdelen die nu nog goed zijn maar binnen de planperiode vervangen moeten worden?
- Is het navolgbaar? Is per post te zien waarop het bedrag en het jaar zijn gebaseerd, bijvoorbeeld met de conditiescore en een foto van het gebrek?
- Sluit de dotatie aan? Volgt de jaarlijkse dotatie uit de planning, en blijft de voorziening in elk jaar toereikend?
Een MJOP dat hierbij past
Bij ons krijgt u per gebouw een conditiemeting volgens NEN 2767, de planning en de begroting per jaar, en een Excel-bestand met werkende formules. Daarmee rekent u zelf door wat een andere dotatie of een verschoven werk betekent. Met Actueel MJOP werken wij het plan elk jaar bij en krijgt u een begrotingsmemo voor de begroting en de jaarrekening. Voor scholen, zorg, sport en verenigingen staat meer op de pagina MJOP voor maatschappelijk vastgoed.
Veelgestelde vragen
Is een MJOP verplicht voor een voorziening groot onderhoud?
Een MJOP is geen wettelijke plicht, maar voor een voorziening is een onderbouwde planning van het onderhoud nodig. Een MJOP is daarvoor de gangbare onderbouwing. Welke eisen gelden, stemt u af met uw accountant.
Hoe vaak moet het MJOP achter de voorziening worden bijgewerkt?
Gebruikelijk is een jaarlijkse bijwerking van uitgevoerd werk en prijzen, en om de 3 tot 5 jaar een nieuwe conditiemeting op locatie.
Wat als de voorziening te laag blijkt?
Dan laat het MJOP zien in welk jaar het tekort ontstaat en hoe groot het is. U kunt de dotatie verhogen, werk in de tijd verschuiven waar dat technisch kan, of een deel uit het resultaat van dat jaar betalen.