Over groot onderhoud beslist de vergadering van eigenaars, niet het bestuur. Een geldig besluit vraagt een agenda waarin het onderwerp staat, de stukken vooraf bij de eigenaren, de meerderheid die het splitsingsreglement voorschrijft en notulen waarin het besluit letterlijk staat. Een eigenaar die het niet eens is, kan de kantonrechter binnen een maand vragen het besluit te vernietigen.
Een besluit voorbereiden in vijf stappen
- 1Op de agenda. Zet het werk met een duidelijke omschrijving op de agenda, bijvoorbeeld 'buitenschilderwerk voorgevel 2027, gunning en financiering'. Over onderwerpen die niet op de agenda staan, kan de vergadering meestal geen geldig besluit nemen.
- 2De stukken vooraf. Stuur de offertes, de vergelijking en het advies mee met de oproep. Het reglement noemt de termijn voor de oproep, vaak twee weken of meer.
- 3Een helder voorstel. Formuleer het besluit zoals het in de notulen moet komen: welk werk, welke aannemer, welk bedrag, betaald uit het reservefonds of met een extra bijdrage.
- 4Stemmen volgens het reglement. Het reglement bepaalt of een gewone meerderheid volstaat en of er een minimum aantal aanwezigen nodig is. Een lagere reservering dan het MJOP of de 0,5-procentregel vraagt vier vijfde van de stemmen.
- 5Notuleren. Leg het besluit, de uitslag van de stemming en eventuele voorwaarden letterlijk vast. Bij de volgende verkoop vraagt de koper ernaar.
Volmacht en kleine verenigingen
Een eigenaar die niet kan komen, kan meestal een ander schriftelijk machtigen om voor hem te stemmen. In een kleine vereniging van twee of drie eigenaren is de vergadering vaak een gesprek aan de keukentafel. Ook dan helpt het om de stappen te volgen en het besluit op papier te zetten: dat voorkomt discussie als een van de eigenaren later verkoopt.
Besluiten zonder vergadering
Veel reglementen staan toe dat de eigenaren schriftelijk besluiten, als alle eigenaren daarmee instemmen. Dat is handig bij een spoedreparatie. Kijk in het reglement welke voorwaarden gelden voordat u het gebruikt.
Praktijktip van AC Vastgoed Advies: een besluit over onderhoud gaat sneller als de eigenaren vooraf drie gelijkgetrokken offertes en een advies zien. Wie alleen drie losse offertes rondstuurt, krijgt in de vergadering de vraag waarom de bedragen zo verschillen. In Mijn portaal zetten wij de offertes naast elkaar met een besluitvoorstel voor de vergadering.
Als het misgaat
- Een eigenaar is het oneens. Die kan de kantonrechter binnen een maand na het besluit vragen het te vernietigen, bijvoorbeeld omdat de oproep niet goed was of het besluit in strijd is met het reglement.
- De vergadering komt niet tot een besluit. Een eigenaar kan de kantonrechter vragen om een vervangende machtiging, bijvoorbeeld als noodzakelijk onderhoud blijft liggen.
- Er is geen geld. Dan is een extra bijdrage of een lening nodig. Laat het MJOP zien hoe groot het tekort is en wanneer het ontstaat; zie wat is een reservefonds.
Veelgestelde vragen
Wie beslist over groot onderhoud in een VvE?
De vergadering van eigenaars. Het bestuur bereidt het besluit voor en voert het uit, maar beslist niet zelfstandig over groot onderhoud.
Welke meerderheid is nodig voor een besluit over onderhoud?
Dat staat in het splitsingsreglement. Meestal volstaat een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Voor een lagere reservering dan het MJOP of de 0,5-procentregel is vier vijfde van de stemmen nodig.
Kan een eigenaar een besluit van de VvE aanvechten?
Ja. Een eigenaar kan de kantonrechter binnen een maand na het besluit vragen het te vernietigen, bijvoorbeeld als de oproep niet goed was of het besluit in strijd is met het reglement.
Mag een eigenaar een ander laten stemmen?
In de meeste reglementen wel, met een schriftelijke volmacht. Kijk in het reglement of er beperkingen gelden.