Offertes vergelijken als VvE: waar de verschillen zitten

Een VvE vraagt drie offertes op voor schilderwerk, voegwerk of een nieuwe dakbedekking. Er komen drie bedragen terug die duizenden euro's uit elkaar liggen. Het bestuur kiest de goedkoopste, of de middelste, en legt dat voor aan de vergadering. Wat bijna niemand controleert: of de drie aannemers wel hetzelfde werk hebben aangeboden.

Meestal niet. Elke aannemer maakt zijn eigen inschatting van wat er moet gebeuren, noemt dingen wel of niet, en zet onzekere posten op zijn eigen manier in de offerte. De bedragen zijn daardoor niet te vergelijken. Hieronder staat waar de verschillen zitten, en hoe u ze gelijktrekt voordat u kiest.

Begin met één werkomschrijving

De basis van elke vergelijking is een werkomschrijving die u zelf, of iemand namens u, opstelt en naar alle aannemers stuurt. Daarin staat per onderdeel wat er moet gebeuren, met hoeveelheden, en welke eisen u stelt. Elke aannemer prijst dan hetzelfde werk. Zonder werkomschrijving vraagt u eigenlijk: wat zou u doen, en wat kost dat? Dan krijgt u drie antwoorden op drie verschillende vragen.

Een werkomschrijving hoeft geen bestek van veertig pagina's te zijn. Voor een schilderbeurt van een portiekpand volstaan een paar pagina's: welke delen, hoeveel meter of stuks, welke voorbehandeling, welk systeem, hoe houtrot wordt afgerekend, de steiger, de planning en de betaaltermijnen.

Waar offertes van elkaar verschillen

Hoeveelheden

Het grootste verschil zit vaak in de hoeveelheden. De ene schilder rekent 180 strekkende meter kozijnhout, de andere 140. Beiden kunnen een nette prijs per meter hebben; het totaal zegt dan niets. Vraag elke aannemer de hoeveelheden per onderdeel te vermelden en leg die naast een eigen opmeting. Wijken ze sterk af, dan heeft iemand iets gemist of iets meegerekend dat er niet is.

Stelposten

Een stelpost is een bedrag voor werk waarvan de omvang nog niet vaststaat, zoals houtrotherstel of betonreparatie. Een lage stelpost maakt een offerte goedkoop op papier. De werkelijke kosten worden achteraf verrekend, en dan is de goedkoopste offerte ineens de duurste. Kijk hoe hoog elke stelpost is en of die past bij wat er aan de gevel te zien is.

Houtrotherstel

Houtrot is bij schilderwerk de grootste onzekere post. De een neemt een vaste hoeveelheid op in de prijs, de ander noemt een eenheidsprijs per reparatie of per strekkende meter, de derde noemt het niet. Vraag elke aannemer een eenheidsprijs voor dezelfde eenheid. Dan rekent u zelf uit wat het kost bij tien, twintig of veertig reparaties, en ziet u welke offerte gunstig is bij de hoeveelheid die u verwacht.

Steiger en bereikbaarheid

Bij gevelwerk is de steiger vaak een flink deel van de prijs. Controleer of de steiger is inbegrepen, voor welke gevels en voor hoe lang, en wie de vergunning voor het plaatsen op de stoep aanvraagt en betaalt. Een aannemer die met een hoogwerker werkt, kan goedkoper zijn, maar kan niet overal bij en kan tussen twee werkdagen niets laten staan. Waarom deze post zo vaak ontbreekt, leest u in steigerkosten in het MJOP.

Lagen en verfsysteem

"Twee keer schilderen" is geen verfsysteem. Vraag per ondergrond hoeveel lagen, welk product en welke voorbehandeling. Een offerte met alleen een aflak is goedkoper dan een offerte met grondlaag, tussenlaag en aflak, maar gaat ook korter mee. Het verschil in levensduur is al snel een paar jaar, en een paar jaar eerder een steiger kost meer dan die extra laag.

Garantie

Vergelijk de garantietermijn én de voorwaarden. Is het een aflopende garantie, geldt die alleen bij jaarlijkse inspectie, en wat valt erbuiten? Een garantie van vijf jaar die na het eerste jaar grotendeels vervalt, is iets anders dan vijf jaar volledige garantie.

Betaaltermijnen

Een aannemer die veel vooruit vraagt, legt het risico bij de VvE. Vergelijk de termijnen en kijk of ze aan de voortgang van het werk vastzitten. Een laatste termijn van 5 tot 10 procent na oplevering is gebruikelijk en geeft u een drukmiddel. Hoe u termijnen aan controles koppelt, staat in schilderwerk bij een VvE: de vier momenten waarop u moet kijken.

Meerwerk

Staat in de offerte hoe meerwerk wordt afgesproken en tegen welk tarief? Spreek af dat meerwerk alleen wordt uitgevoerd na schriftelijk akkoord van het bestuur, met een prijs vooraf. Anders ligt er na afloop een rekening waar niemand op heeft kunnen reageren.

Uitsluitingen

Lees de voorwaarden. Afvoer van afval, het afdekken van balkons en beplanting, glasschade, werk aan de binnenzijde van kozijnen: wat de een inbegrijpt, sluit de ander uit.

Offertes gelijktrekken: een voorbeeld

Een fictief maar herkenbaar voorbeeld: drie offertes voor het buitenschilderwerk van een portiekpand met drie appartementen. Offerte A is 19.800 euro, B 23.400 euro en C 26.100 euro, alles exclusief btw. A lijkt de keuze. Dan de vergelijkingsstaat, met de hoeveelheid houtrotherstel uit een eigen opname van circa 3.000 euro:

Na het gelijktrekken is B het laagst, en de goedkoopste offerte op papier staat op de tweede plaats. Het getal op de eerste pagina zegt dus weinig; de vergelijkingsstaat eronder wel. Zo'n staat hoort in de vergaderstukken, zodat de eigenaren zien waarom het bestuur niet voor de laagste prijs kiest.

Waarom een online offertecheck dit mist

Er zijn online diensten, soms met AI, die voor een paar tientjes een offerte beoordelen. Die toetsen de prijzen in de offerte aan gemiddelde marktprijzen. Dat is nuttig om een uitschieter te herkennen, maar het mist het belangrijkste: of de hoeveelheden kloppen en of het juiste werk is aangeboden. Een tool die de offerte leest, weet niet dat de achtergevel twintig meter meer kozijnhout heeft dan de schilder rekende, of dat de dakoverstek aan de noordkant rot is. Daarvoor moet iemand ter plaatse meten en kijken.

Een goede prijs per meter voor de verkeerde hoeveelheid is nog steeds een verkeerde offerte. En een offerte die tegen marktprijzen netjes scoort, kan het houtrotherstel volledig missen.

Zo pakt u het aan

1. 1
   Laat de hoeveelheden opnemen, of haal ze uit uw MJOP als dat recent is.
2. 2
   Stel één werkomschrijving op met eisen aan systeem, lagen, houtrotherstel, steiger, garantie, termijnen en meerwerk.
3. 3
   Vraag drie offertes op die omschrijving, met hoeveelheden en eenheidsprijzen per onderdeel.
4. 4
   Maak een vergelijkingsstaat en trek stelposten, systeem en steiger gelijk.
5. 5
   Leg een gunningsadvies voor aan de vergadering, met de vergelijkingsstaat erbij.

Wilt u dat niet zelf doen? In het pakket Offertetraject (795 euro per werk, exclusief btw) nemen wij het werk op, schrijven wij het uit, vragen wij drie offertes op en trekken wij die gelijk tegen de hoeveelheden die wij zelf hebben gemeten. U krijgt een gunningsadvies dat u zo in de vergaderstukken zet. De werkomschrijving heeft u binnen 5 werkdagen na de opname, en op elke aanvraag reageren wij binnen 24 uur. Meer over de aanpak leest u bij projectbegeleiding onderhoud.

Zo ziet een controleverslag eruit. Een tussencontrole bij een schilderbeurt van een portiekpand: bevindingen met foto, wat er moet gebeuren en een onderbouwd betaaladvies. Open het voorbeeld (pdf).

Veelgestelde vragen

Hoeveel offertes moet een VvE opvragen?

Drie is gebruikelijk en genoeg. Belangrijker dan het aantal is dat alle aannemers op dezelfde werkomschrijving prijzen. Twee offertes op één omschrijving zeggen meer dan vijf offertes op vijf verschillende inschattingen.

Wat is een stelpost in een offerte?

Een bedrag voor werk waarvan de omvang nog niet vaststaat, zoals houtrotherstel. De werkelijke kosten worden achteraf verrekend. Een lage stelpost maakt een offerte goedkoop op papier, maar zegt niets over de eindprijs.

Is de goedkoopste offerte de beste keuze?

Alleen als de offertes hetzelfde werk beschrijven. Verschillen in hoeveelheden, stelposten, verfsysteem en steiger maken de laagste prijs vaak duurder dan de middelste. Trek de offertes eerst gelijk voordat u kiest.

Wat kost het om offertes te laten vergelijken?

Het pakket Offertetraject van AC Vastgoed Advies kost 795 euro per werk, exclusief btw. Daarvoor nemen wij het werk op, stellen wij de werkomschrijving op, vragen wij drie offertes op en krijgt u een gunningsadvies.