Voor een woningcorporatie is het MJOP van een complex pas bruikbaar als de gegevens in het eigen vastgoed- of onderhoudssysteem komen. Het rapport als pdf is voor het lezen en de verantwoording; voor de verwerking is een gestructureerd bestand nodig, meestal Excel, csv of xml, soms json of een zip met de gegevens en de foto's. Welk formaat het moet zijn, bepaalt niet de opsteller van het plan, maar uw systeem. Daarom vragen wij een voorbeeld-export van een bestaand complex en leveren wij het MJOP als importbestand in die vorm, inbegrepen bij het MJOP.
Welke formaten komen voor?
| Formaat | Waarvoor | Let op |
|---|---|---|
| Lezen, delen met huurders of de gemeente, verantwoording | Niet geschikt om gegevens uit in te lezen | |
| Excel (xlsx) | Zelf doorrekenen en bewerken; ook als importformaat van veel systemen | Kolomkoppen, tabbladnamen en getalnotatie moeten precies kloppen |
| Csv | Platte lijsten, bijvoorbeeld een regel per handeling | Scheidingsteken, decimale komma of punt en tekenset vooraf afspreken |
| Xml | Gegevens met lagen: object, elementen, handelingen en gebreken | Volgt een vast schema; een afwijkende veldnaam en de import stopt |
| Json | Koppelingen tussen systemen | Meestal alleen als uw systeem een koppeling aanbiedt |
| Zip | Een gegevensbestand met de foto's erbij | De foto's moeten staan waar het gegevensbestand ze verwacht |
Wat er per complex in moet
Welk formaat het ook wordt, de inhoud heeft dezelfde lagen. Het complex met adres, bouwjaar en aantal woningen. De elementen met code, hoeveelheid, eenheid en conditiescore volgens NEN 2767. De handelingen met jaar, cyclus en bedrag. En de gebreken met ernst, omvang en intensiteit, met foto's als uw systeem die meeneemt. Daarnaast de uitgangspunten: prijspeil, btw, onvoorzien en de planperiode. Hoe die codes in uw systeem aansluiten, staat in NEN 2767-codes in uw vastgoedsysteem.
Een complex of de hele portefeuille
Bij een portefeuille wilt u elk complex in dezelfde structuur. Een voorbeeld-export van een complex is genoeg: wij leveren elk volgend complex in dezelfde vorm, met dezelfde codes en dezelfde veldvolgorde. Zo kunt u complexen naast elkaar leggen en hoeft de functioneel beheerder niet per plan te controleren of de kolommen nog kloppen. Voor de opname zelf spreken wij bij een portefeuille per complex een leverdatum af; meer daarover op MJOP voor woningcorporaties.
Vraag uw functioneel beheerder om een export van een complex waarvan het plan al goed in het systeem staat. Dat is het snelste voorbeeld, en het laat zien hoe uw organisatie de velden echt gebruikt.
Wat u vooraf regelt
- 1Het systeem en de versie: welk pakket, en of er een vaste importfunctie of een eigen koppeling is.
- 2Een voorbeeld-export van een bestaand complex, liefst met elementen, handelingen en gebreken.
- 3De codering: normcodes van NEN 2767, NL-SfB of een eigen bibliotheek, en wat er gebeurt met een element dat er niet in staat.
- 4De uitgangspunten: prijzen inclusief of exclusief btw, onvoorzien als percentage of als regel, en de planperiode die uw systeem verwacht.
- 5Wie importeert: dat doet u zelf of uw functioneel beheerder; wij hebben geen toegang tot uw systeem.
Wat u van ons krijgt
Per complex het rapport als pdf met de bevindingen en foto's, een Excel-bestand met werkende formules en de NL-SfB-codering, en op verzoek het importbestand in de vorm van uw voorbeeld. Loopt een import vast, stuur ons de foutmelding; ligt het aan het bestand, dan passen wij het aan. Productnamen noemen wij alleen om aan te geven welk systeem u gebruikt. Wij zijn geen partner van een softwareleverancier; of uw systeem het bestand inleest, hangt af van de versie en de instellingen van uw omgeving. Daarom werken wij vanuit een export uit uw eigen systeem. Meer over de werkwijze bij een import leest u in MJOP importeren in uw beheersoftware.
Veelgestelde vragen
Welk formaat heeft een woningcorporatie nodig voor MJOP-gegevens?
Dat bepaalt het vastgoedsysteem van de corporatie. Vaak is dat Excel, csv of xml, soms json of een zip met de foto's. Een export van een bestaand complex uit het systeem laat zien welk formaat en welke velden nodig zijn.
Is een Excel-bestand niet genoeg?
Voor zelf doorrekenen wel. Om in te lezen moet het Excel-bestand precies de kolommen, tabbladen en getalnotatie hebben die het systeem verwacht. Daarom stemmen wij het af op een voorbeeld-export.
Leveren jullie elk complex in dezelfde structuur?
Ja. Na de eerste afstemming krijgt elk complex dezelfde veldvolgorde, codes en eenheden, zodat u ze naast elkaar kunt leggen.
Wie voert de import uit?
U of uw functioneel beheerder. Wij hebben geen toegang tot uw systeem. Loopt de import vast, dan kijken wij naar de foutmelding en passen wij het bestand aan als het daaraan ligt.