Een MJOP importeren betekent dat de elementen, handelingen, jaren, bedragen en gebreken uit het plan als gegevens in uw beheersoftware komen, in plaats van als document ernaast. Dat lukt alleen als het bestand precies de structuur en codering heeft die uw systeem verwacht. Daarom begint het niet bij het plan, maar bij een export uit uw eigen systeem: een bestaand plan dat er al in staat. Op dat voorbeeld stemmen wij het importbestand af. Bij ons is dat MJOP als importbestand voor uw beheersoftware inbegrepen bij het MJOP.
Waarom een pdf niet genoeg is
Een beheerder van tientallen VvE's of een corporatie met honderden complexen stuurt niet op losse rapporten. Begrotingen, meldingen en opdrachten lopen via een systeem. Komt het MJOP alleen als pdf of als vrij Excel-bestand binnen, dan typt iemand het over of zet het om met een eigen sjabloon. Dat kost uren per plan, en bij elke handmatige stap kan een jaar, een hoeveelheid of een bedrag verschuiven. Een importbestand haalt die stap weg: het plan komt in dezelfde vorm binnen als de plannen die er al in staan.
Wat er in een importbestand staat
Welke velden er precies in moeten, bepaalt uw systeem. In hoofdlijnen gaat het bijna altijd om vier lagen:
- 1Het object: adres, complex of gebouw, bouwjaar, aantal eenheden en de uitgangspunten van de begroting, zoals prijspeil, btw en onvoorzien.
- 2De elementen: elk bouw- of installatiedeel met een code, een omschrijving, een hoeveelheid en een eenheid, en de conditiescore volgens NEN 2767.
- 3De handelingen: wat er aan een element gebeurt, zoals reinigen, herstellen, schilderen of vervangen, met het jaar, de cyclus, de prijs per eenheid en het bedrag.
- 4De gebreken: wat de inspecteur zag, met ernst, omvang en intensiteit, en waar het systeem dat ondersteunt de foto's.
Elke laag hangt aan de vorige. Een handeling zonder geldig element wordt vaak niet ingelezen, een element met een onbekende code komt in een verkeerde groep terecht. Juist die koppelingen maken een import gevoelig.
Stap voor stap: van voorbeeld-export tot import
- 1U geeft het aan bij de aanvraag. Noem het systeem dat u gebruikt, bijvoorbeeld Twinq, O-prognose of het vastgoedsysteem van uw corporatie.
- 2U stuurt een voorbeeld-export mee. Liefst een echt plan uit uw systeem, met elementen, handelingen en gebreken erin. Een leeg sjabloon kan ook, maar laat minder zien: welke codes u gebruikt, hoe u jaren vastlegt en hoe uw eenheden heten, ziet u pas in een gevuld bestand.
- 3Wij nemen het gebouw op en stellen het MJOP op. De conditiemeting volgens NEN 2767 en de begroting zijn dezelfde als bij elk ander MJOP van ons.
- 4Wij zetten het plan in de structuur van uw voorbeeld. Veldvolgorde, elementcodes, handelingcodes en eenheden volgen uw export. Waar uw systeem een eigen notatie gebruikt, nemen wij die over.
- 5U importeert het bestand zelf. Wij hebben geen toegang tot uw software. Loopt de import ergens op vast, stuur ons de foutmelding; ligt het aan het bestand, dan passen wij het aan.
Een export van een bestaand plan is het beste voorbeeld dat u kunt geven. Het laat niet alleen zien welke velden er zijn, maar ook hoe uw organisatie ze gebruikt.
Waar een import op vastloopt
De meeste problemen zitten niet in de inhoud van het plan, maar in de vertaling ervan. Vier oorzaken komen steeds terug:
- 1Codering die niet aansluit. Het plan gebruikt NL-SfB of de normcodes van NEN 2767, het systeem een eigen bibliotheek. Zonder vertaaltabel komen elementen in een restgroep of vallen ze weg. Meer hierover in NEN 2767-codes in uw vastgoedsysteem.
- 2Eenheden en prijzen anders vastgelegd. Het ene systeem wil een prijs per eenheid exclusief btw, het andere een totaalbedrag inclusief. Onvoorzien kan een percentage op het object zijn of een eigen regel.
- 3Jaren en cycli. Sommige systemen rekenen zelf de herhaling uit een cyclus, andere willen elk uitvoeringsjaar apart. Een plan van 15 jaar in een systeem dat 30 jaar verwacht, laat lege jaren achter.
- 4Tekens en bestandsvorm. Een verkeerd scheidingsteken in een csv, een decimale komma waar een punt wordt verwacht of foto's die niet op de verwachte plek in een zip staan, en de import stopt.
Al deze punten ziet u terug in een voorbeeld-export. Daarom stemmen wij vooraf af en niet achteraf.
Twinq, O-prognose of een ander systeem
Beheerkantoren werken vaak in Twinq, organisaties die de onderhoudsprognose zelf doorrekenen geregeld in O-prognose, en woningcorporaties in hun eigen vastgoed- of onderhoudssysteem. De werkwijze is steeds dezelfde: een export uit dat systeem bepaalt de vorm. Welke formaten daarbij gebruikelijk zijn, leest u in MJOP-gegevens voor woningcorporaties: welke formaten. Productnamen noemen wij alleen om aan te geven welk systeem u gebruikt. Wij zijn geen partner van een softwareleverancier; of uw systeem het bestand inleest, hangt af van de versie en de instellingen van uw omgeving. Daarom werken wij vanuit een export uit uw eigen systeem.
Wat u daarnaast ontvangt
Het importbestand vervangt het rapport niet. U ontvangt het MJOP als pdf, met de bevindingen per element en de foto's, en een Excel-bestand met werkende formules en de NL-SfB-codering per bouwdeel. Het importbestand komt erbij, voor wie het plan in een eigen systeem wil hebben. Het MJOP voor een VvE kost vanaf € 595 exclusief btw; het importbestand rekenen wij niet apart. Hoe de conditiemeting zelf werkt, leest u bij conditiemeting volgens NEN 2767.
Veelgestelde vragen
Kan elk MJOP worden geïmporteerd in beheersoftware?
Alleen als het bestand de structuur en codering heeft die het systeem verwacht. Een pdf kan dat niet; een vrij Excel-bestand meestal ook niet zonder omzetten. Een importbestand dat is afgestemd op een export uit het systeem zelf, heeft de beste kans.
Wat is een voorbeeld-export?
Een bestand dat u uit uw eigen beheersoftware haalt met de standaard exportfunctie, liefst van een bestaand plan met elementen, handelingen en gebreken. Het laat zien welke velden, codes en eenheden uw systeem gebruikt.
Moet het voorbeeld een gevuld plan zijn?
Liefst wel. Een leeg sjabloon laat zien welke velden er zijn; een gevuld plan laat ook zien hoe uw organisatie codes, eenheden en jaren gebruikt. Hoe completer het voorbeeld, hoe minder er na de eerste import hoeft te worden aangepast.
Krijgen wij naast het importbestand ook het rapport?
Ja. U ontvangt altijd het MJOP als pdf met de bevindingen en foto's per element, en een Excel-bestand met werkende formules. Het importbestand komt erbij en is inbegrepen bij het MJOP.