VvE opstarten of activeren: stappenplan voor een slapende VvE

Kort antwoord: een VvE hoeft u niet op te richten. De vereniging is opgericht in de akte van splitsing (artikel 5:112 lid 1 onder e BW) en iedere appartementseigenaar is van rechtswege lid (artikel 5:125 lid 2 BW). Staat uw pand in het kadaster als gesplitst, dan bestaat uw VvE al, ook als er nooit een vergadering is geweest. Een slapende VvE start u op in acht stappen: de akte opvragen, de inschrijving bij de KvK regelen, een eerste vergadering houden, een bestuur benoemen, een bankrekening openen, de opstalverzekering regelen, een reservefonds opbouwen op basis van een MJOP of de 0,5 procent-regel, en een begroting met maandbijdrage vaststellen. De meeste stappen doet u zelf; hulp loont vooral bij het onderhoudsplan.

Is een VvE verplicht? Ja. Het splitsingsreglement moet de oprichting van een vereniging van eigenaars bevatten (artikel 5:112 lid 1 onder e BW), en wie een appartementsrecht heeft, is daar automatisch lid van. U kunt er niet voor kiezen om geen VvE te hebben; u kiest wel of u het beheer zelf doet of uitbesteedt. Welke verplichtingen een VvE heeft en of de VvE-bijdrage verplicht is, leest u in de kennisbank.

Dit artikel is geschreven voor twee groepen: eigenaren in een bestaand pand met een slapende VvE die ze willen activeren, en kleine VvE's die zijn afgestapt van een externe VvE-beheerder en het beheer nu zelf regelen.

Stappenplan: een slapende VvE opstarten in acht stappen

Een slapende VvE is een vereniging die op papier bestaat maar niet functioneert: geen bestuur, geen vergadering, geen rekening en geen reservefonds. In kleine panden van twee tot zes appartementen is dat eerder regel dan uitzondering. Het opstarten is geen groot project. Dit is de volgorde die werkt.

1. 1
   Splitsingsakte, reglement en tekening opvragen
   Bij het Kadaster vraagt u de akte van splitsing op, met de tekening die de grenzen van de privégedeelten aangeeft (artikel 5:109 lid 2 BW). In het reglement staat welke kosten gemeenschappelijk zijn, hoe ze worden verdeeld (de breukdelen) en hoe de vergadering wordt bijeengeroepen.
2. 2
   De inschrijving bij de KvK regelen
   Een VvE moet in het Handelsregister staan (artikel 6 lid 1 onder b Handelsregisterwet 2007); de opgave is een taak van de bestuurders (artikel 18). Vaak is de VvE bij de splitsing al ingeschreven, soms zonder bestuurder. Zoek op het adres van het pand en geef na stap 4 de bestuurder door.
3. 3
   Een eerste vergadering bijeenroepen
   Nodig alle eigenaren schriftelijk uit, met een agenda (zie hieronder). Hoe de uitnodiging moet gaan, staat in de statuten in uw akte (artikel 5:112 lid 2 onder d BW). De wet geeft de voorzitter en het bestuur de bevoegdheid om de vergadering bijeen te roepen (artikel 5:127 lid 2 BW); is er geen van beiden, lees dan in het reglement wat het zegt over bijeenroeping door eigenaren.
4. 4
   Een bestuurder en een voorzitter benoemen
   De bestuurder mag een van de eigenaren zijn. De voorzitter van de vergadering benoemt de vergadering uit de leden, tenzij de statuten anders bepalen (artikel 5:127 lid 2 BW). Leg de benoemingen vast in de notulen en geef de bestuurder door aan de KvK.
5. 5
   Een bankrekening op naam van de VvE openen
   Met het KvK-nummer en de notulen van de benoeming. De reservering hoort op een afzonderlijke betaal- of spaarrekening op naam van de VvE (artikel 5:126 lid 3 BW). Houd het geld van de VvE nooit op een privérekening; dat geeft bij een verkoop of een ruzie direct problemen.
6. 6
   De opstalverzekering regelen
   Het reglement moet regelen door wiens zorg en tegen welke gevaren het gebouw wordt verzekerd (artikel 5:112 lid 1 onder d BW); in de meeste reglementen is dat de VvE, voor het hele gebouw. Hebben eigenaren nu ieder een eigen polis, dan is het gebouw mogelijk dubbel of juist onvolledig verzekerd. Laat de herbouwwaarde bepalen; die heeft u ook nodig voor stap 7.
7. 7
   Een reservefonds opbouwen: MJOP of 0,5 procent
   Dit is de stap waar de wet een bedrag aan koppelt. Artikel 5:126 BW verplicht elke VvE met woningen tot een reservefonds. De jaarlijkse reservering is ten minste het bedrag uit een onderhoudsplan dat de vergadering heeft vastgesteld, dat ten hoogste vijf jaar oud is en ten minste tien jaar beslaat, of ten minste 0,5 procent van de herbouwwaarde (de 0,5 procent-regel). Een slapende VvE heeft vrijwel altijd achterstallig onderhoud; dan is 0,5 procent meestal te weinig.
8. 8
   Een begroting en de maandbijdrage vaststellen
   De statuten regelen de bijdrage die eigenaren ten minste jaarlijks aan de VvE betalen (artikel 5:112 lid 2 onder c BW). Begroot de vaste lasten, zoals verzekering, bankkosten, schoonmaak en klein onderhoud, tel de reservering uit stap 7 erbij en verdeel het totaal volgens de breukdelen. Na elk jaar volgt een exploitatierekening over het afgelopen jaar (artikel 5:112 lid 1 onder b BW).

Agenda voor de eerste vergadering

• Opening en keuze van een voorzitter.
• Benoeming van een bestuurder, en wie de inschrijving bij de KvK doorgeeft.
• Stand van zaken: de akte, de verzekering van het gebouw en eventuele lopende contracten.
• Een bankrekening op naam van de VvE, en wie daarover mag beschikken.
• Begroting en maandbijdrage per appartement.
• Het reservefonds: opdracht voor een MJOP, of voorlopig de 0,5 procent-regel.
• Rondvraag en de datum van de volgende vergadering.

Leg alle besluiten vast in notulen. Die vraagt een koper later op.

Hulp en begeleiding bij het starten van uw VvE

Zoekt u begeleiding bij het starten van uw VvE, bepaal dan eerst welk deel u echt uitbesteedt. Stap 1 tot en met 6 en stap 8 doen eigenaren meestal zelf: stukken opvragen, de KvK, vergaderen, een bestuurder benoemen, een rekening openen, de verzekering en de begroting. Daar is geen adviseur voor nodig. Wilt u het beheer en de administratie helemaal uit handen geven, dan is een VvE-beheerder de juiste partij.

Hulp van een bouwkundig bureau loont bij de onderdelen waar kennis van het gebouw het verschil maakt:

• Het MJOP voor het reservefonds (stap 7). Wij stellen het plan op met een conditiemeting volgens NEN 2767 ter plaatse en een reservefondsberekening per appartementsrecht, voor een VvE tot en met 5 appartementen voor 595 euro exclusief btw. U krijgt een samenvatting die u in de vergadering kunt gebruiken, een Excel dat u zelf kunt bijstellen en telefonische toelichting, ook als u geen beheerder heeft. Het rapport volgt binnen 5 tot 7 werkdagen na de inspectie. Zie het MJOP voor een kleine VvE.
• Het eerste grote onderhoudswerk. Na jaren stilstand staat er vaak schilderwerk, voegwerk of een dak op de planning. Met projectbegeleiding vergelijken wij de offertes met u en controleren wij de aannemer tijdens het werk.
• Een lening of subsidie voor achterstallig onderhoud. Is er meer nodig dan het fonds en de bijdrage kunnen dragen, dan begeleiden wij het bestuur met aanvraagbegeleiding tot het besluit van de vergadering en de indiening, met een vaste prijs per fase. Over de toekenning beslist de verstrekker. Of er een regeling past, ziet u eerst met de gratis financieringscheck.

Wat wij niet doen: het VvE-beheer, de vergadering organiseren of notuleren, de inschrijving bij de KvK en juridisch advies over uw akte. De vergadering, de administratie en het innen van de bijdragen blijven bij u, of bij een beheerder van uw keuze.

Wat u zelf kunt regelen na het opstarten

Is de VvE eenmaal actief, dan kunt u het meeste van het dagelijkse beheer als eigenaren prima zelf doen. Hieronder staat wat dat omvat en waar u op moet letten.

• ✓
  Jaarlijks vergaderen en notulen bijhouden
  De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan van de VvE en komt minstens eens per jaar bijeen. Alle besluiten, vastgestelde bijdragen en goedgekeurde jaarstukken legt u vast in notulen. Die notulen vraagt een koper later op.
• ✓
  Opstalverzekering jaarlijks controleren
  Controleer of de polis op naam van de VvE staat en of de herbouwwaarde nog klopt. Na een paar jaar bouwkostenstijging is een pand snel onderverzekerd.
• ✓
  Maandelijkse VvE-bijdragen innen en administratie bijhouden
  Eigenaren betalen maandelijks een bijdrage voor lopend onderhoud en reservering. Dit kunt u bijhouden in een spreadsheet of via eenvoudige VvE-software.
• ✓
  Dagelijks en klein onderhoud organiseren
  Schoonmaak van gemeenschappelijke ruimtes, verlichting, kleine reparaties. Dit kunt u zelf aanbesteden bij lokale aannemers of klusbedrijven. Voor groot onderhoud, zoals een schilderbeurt of voegwerk, kunt u de offertes en de controle op de uitvoering laten doen; zie begeleiding onderhoud voor kleine VvE's. Waar u op let bij offertes en tijdens een schilderbeurt, leest u in offertes vergelijken als VvE en de vier controlemomenten bij schilderwerk.
• !
  Huishoudelijk reglement opstellen
  Niet wettelijk verplicht, maar sterk aanbevolen. Het regelt de praktijk: hoe worden klachten gemeld, wat zijn de regels voor de gemeenschappelijke ruimtes, hoe worden aannemers geselecteerd. Voorkomt veel discussie.

Het MJOP: mag u zelf, loont zelden

Eerlijk is eerlijk: de wet schrijft niet voor wie het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opstelt. Er is geen verplichte inspecteur en geen verplichte NEN 2767. Wel moet de reservering op het plan gebaseerd zijn, en daar gaat het bij een zelfgemaakt plan mis.

• ✗
  Conditiemeting van dak, gevel, kozijnen en installaties
  Wat een bouwdeel nog meegaat, hangt af van de staat waarin het nu is. Een betonlatei met zichtbare wapening, houtrot in een dakrand of een lekkende dakbedekking zien eigenaren vaak pas als het te laat is. Een conditiemeting volgens NEN 2767 legt de staat per bouwdeel vast, met foto's.
• ✗
  Hoeveelheden en eenheidsprijzen
  Hoeveel vierkante meter voegwerk, hoeveel strekkende meter goot, en wat kost dat inclusief steiger? Een schatting die er twintig procent naast zit, betekent een reservefonds dat er twintig procent naast zit.
• !
  Reservefondsberekening op basis van het plan
  Artikel 5:126 BW verplicht iedere VvE tot een reservefonds. Zonder plan geldt minimaal 0,5 procent van de herbouwwaarde per jaar. Voor een pand dat jaren heeft stilgestaan is dat vaak onvoldoende. Hoe u de juiste hoogte bepaalt, leest u in het reservefonds van een VvE.

Speciaal: VvE's die een externe beheerder verlaten

Stapt uw VvE over van een externe beheerder naar zelfbeheer, dan zijn er een aantal extra zaken om te controleren. U neemt taken over die de beheerder deed, en u moet weten in welke staat het dossier is dat u ontvangt.

• !
  Controleer de leeftijd van het bestaande MJOP
  Is het MJOP ouder dan 5 jaar? Wie reserveert op basis van een MJOP, stelt dat plan minimaal eens per vijf jaar opnieuw vast. Een verouderd MJOP bevat prijzen en planningen die niet meer kloppen. Uw reservefonds kan daardoor ontoereikend zijn zonder dat u het doorheeft.
• !
  Controleer de stand van het reservefonds
  Klopt de spaarpot nog met wat het MJOP verwacht? Vraag een volledige financiele overdracht bij de beheerder, inclusief rekeningafschriften en begroting. Vergelijk dit met de geplande onderhoudskosten uit het MJOP.
• ✓
  Lopende contracten inventariseren en overnemen
  Denk aan: schoonmaakcontracten, liftonderhoudscontracten, verzekeringspolissen. Controleer of ze op naam van de VvE staan of op naam van de beheerder. Laat ze indien nodig overzetten.
• ✓
  Dossieroverdracht schriftelijk vastleggen
  Zorg voor een schriftelijke overdracht van alle documenten: splitsingsakte, polissen, MJOP, notulen van de afgelopen jaren en reservefondssaldo. Dit voorkomt discussies achteraf.

Hoeveel kost een MJOP voor een kleine VvE?

Tot en met 5 eenheden geldt bij AC Vastgoed Advies het minimumtarief van 595 euro exclusief btw. Dat bedrag verandert niet of uw VvE nu uit 2, 3, 4 of 5 appartementen bestaat: het werk aan een dak, een gevel en een fundering is hetzelfde. Vanaf 6 eenheden telt het op met 110 euro per eenheid, dus 660 euro bij 6. Het 7e tot en met 20e appartement kost 90 euro per stuk: 750 euro bij 7. Dat is een eenmalige investering die u 5 jaar lang inzicht geeft in alle geplande onderhoudskosten.

Gedeeld door het aantal woningen en het aantal jaren is dat een verwaarloosbaar bedrag per eigenaar per maand. Gebruik onze prijscalculator voor een eerste indicatie, of vraag direct een offerte aan.

Wat een vereniging van deze omvang precies anders maakt, van de wettelijke plicht tot de verdeling van de kosten over weinig eigenaars, staat uitgewerkt op de pagina over het MJOP voor een kleine VvE vanaf 2 appartementen.

Meer weten? Lees in de kennisbank welke plichten een VvE heeft, hoe breukdelen de bijdrage verdelen en wat u regelt als VvE met twee eigenaren.

Veelgestelde vragen

Is een VvE verplicht?

Ja. Het splitsingsreglement moet de oprichting van een vereniging van eigenaars bevatten (artikel 5:112 lid 1 onder e BW), en iedere appartementseigenaar is van rechtswege lid (artikel 5:125 lid 2 BW). U kunt er niet voor kiezen om geen VvE te hebben; u kiest wel of u het beheer zelf doet of uitbesteedt.

Moet ik een VvE oprichten als die nog niet actief is?

Nee. De VvE is opgericht in de akte van splitsing, die de notaris opstelt en in de openbare registers laat inschrijven. Is er nooit een vergadering, bestuur of fonds geweest, dan is de VvE slapend. U hoeft hem niet op te richten maar te activeren: een eerste vergadering houden, een bestuurder benoemen, de inschrijving bij de KvK regelen, een bankrekening openen, een reservefonds opbouwen en een begroting vaststellen.

Wie mag de eerste vergadering van een slapende VvE bijeenroepen?

Volgens de wet de voorzitter en het bestuur (artikel 5:127 lid 2 BW). Hoe de uitnodiging moet gaan, staat in de statuten in uw splitsingsakte (artikel 5:112 lid 2 onder d BW). Is er geen bestuur en geen voorzitter, lees dan in het reglement welke regeling het heeft voor bijeenroeping door eigenaren, en nodig alle eigenaren schriftelijk uit met een agenda. Twijfelt u, laat de akte dan door een notaris of jurist uitleggen.

Wat zet u op de agenda van de eerste vergadering?

De keuze van een voorzitter en een bestuurder, de stand van de akte, de KvK-inschrijving en de verzekering, een bankrekening op naam van de VvE, de begroting met de maandbijdrage, en de keuze tussen een MJOP en de 0,5 procent-regel voor het reservefonds. Leg alle besluiten vast in notulen.

Waar krijgt een VvE hulp bij het opstarten?

Voor het beheer en de administratie bij een VvE-beheerder. Voor het onderhoudsplan, de conditiemeting van het gebouw en de begeleiding van groot onderhoud bij een bouwkundig bureau zoals AC Vastgoed Advies. Voor vragen over uw akte bij een notaris of jurist. De meeste stappen, zoals vergaderen, een bestuur benoemen en een rekening openen, doen eigenaren zelf.

Moet een kleine VvE van 3 appartementen ook een MJOP hebben?

Niet per se. De reservefondsplicht (art. 5:126 BW) geldt voor iedere VvE, ongeacht de grootte. Heeft uw VvE geen actueel MJOP, dan geldt de 0,5%-norm: jaarlijks minimaal 0,5% van de herbouwwaarde reserveren. Een MJOP geeft u een nauwkeuriger beeld van wat u werkelijk nodig heeft.

Kunnen wij als VvE het MJOP zelf opstellen?

Wettelijk mag dat. De wet eist geen inspecteur en geen NEN 2767, wel een plan van minimaal tien jaar waarop de jaarlijkse reservering is gebaseerd. In de praktijk gaat het bij zelfgemaakte plannen mis op hoeveelheden, eenheidsprijzen en de staat van dak, gevel en installaties. Kopers, hypotheekverstrekkers en financiers vragen bovendien steeds vaker om een plan met een onderbouwde conditiemeting.

Wij verlaten onze VvE-beheerder. Hebben we dan een nieuw MJOP nodig?

Niet automatisch. Controleer eerst of het bestaande MJOP nog bruikbaar is. Reserveert uw VvE op basis van een MJOP en is het plan ouder dan vijf jaar, dan voldoet het niet meer aan artikel 5:126 BW en moet de vergadering een nieuw plan vaststellen. Een verouderd plan werken wij niet bij: wij stellen een nieuw MJOP op met een nieuwe opname van alle bouwdelen, met het oude plan als dossier. In ons artikel over het vijfjaarsritme van een MJOP leest u wanneer dat nodig is.

Wat kost een MJOP voor een kleine VvE?

Tot en met 5 appartementen geldt het minimumtarief van 595 euro exclusief btw, ongeacht of uw VvE uit 2, 3, 4 of 5 eenheden bestaat. Vanaf 6 eenheden rekenen wij 110 euro per eenheid, dus 660 euro bij 6. Het 7e tot en met 20e appartement kost 90 euro per stuk: 750 euro bij 7. Een extra appartement maakt het nooit goedkoper. Reiskosten binnen de Randstad zijn inbegrepen; daarbuiten berekenen wij ze naar afstand, vooraf vermeld in de offerte. Vraag een vrijblijvende offerte aan via onze website voor een exacte prijs op maat.

Mag een VvE subsidie aanvragen voor energiemaatregelen?

Ja. Voor verduurzaming bestaan landelijke en gemeentelijke regelingen, waaronder de SVVE van RVO. In ons overzicht van regelingen per gemeente ziet u welke voor uw VvE passen en wat ze van het plan eisen. De actuele voorwaarden leest u altijd na bij RVO of uw gemeente.